استخدام مدير فرع افتراضي للعمليات اليومية في العراق

تبلغ الشركات التي تدير العراق من الخارج نقطةً لا تكفي فيها المراسلات والمكالمات. فلا بد لأحد أن يذهب وينظر: إلى مخزن مورّد، أو إلى تسليم متأخر، أو إلى عميل توقف عن الرد.

وهذا عمل مدير الفرع الافتراضي. فهو منسّق من صلت يعمل لصالحك ضمن نطاق كتبته أنت.

ما يغطيه الدور جيداً

• حضور الاجتماعات مع العملاء والمورّدين والأطراف المقابلة نيابة عنك
• زيارة مقرّات المورّدين والتقرير عمّا يوجد فيها فعلاً
• متابعة التسليمات والموافقات والردود شخصياً لا بالبريد الإلكتروني
• استلام المراسلات الرسمية والتصرف بموجبها في يوم ورودها
• تنسيق الشراء والنقل والمهام الإدارية محلياً
• إصدار مذكرة حالة أسبوعية وتقرير عمليات شهري

ما لا ينبغي أن يغطيه الدور

وهنا يهم تحديد النطاق. فلا ينبغي أن يُطلب من مدير الفرع الافتراضي إلزامك مالياً بما يتجاوز حداً متفقاً عليه، ولا تمثيلك بأي صفة قانونية أو تنظيمية، ولا التصرف بصلاحية عامة لم تُكتب.

مسألة التوظيف

مدير الفرع الافتراضي ليس موظفاً لديك — فالدور خدمة يؤديها كادرنا ضمن نطاق محدد. وإن احتجت شخصاً موظفاً لا وظيفة تُؤدى، فتلك مسألة توظيف ورواتب، ويمكن أن تسير في أي من الاتجاهين: موظفاً لدى كيانك، أو موظفاً لدينا لحسابك. وكثيراً ما يُستخدم الترتيبان معاً — مدير فرع افتراضي أثناء تقييمك للسوق، ثم كوادر موظفة حين يبرر حجم العمل ذلك.

الوكالات

عاجلاً أو آجلاً يقترح أحدهم وكالة ليتمكن الممثل من التوقيع. وتلك صياغة قانونية لها عواقب تتجاوز الملاءمة بكثير. وتقدّم صلت وشركاه المشورة في الوكالات وتصوغها؛ أما نحن فندير إجراءاتها ونتتبع انتهاءها ونحفظها، ولا نصوغها ولا نوصي بمنح وكالة لحل مشكلة تشغيلية.

تحديد النطاق كما ينبغي

مستند النطاق النافع يسمّي الشخص وبديله، ويسرد المهام التي يجوز له أداؤها، ويضع حداً مالياً تُشترط فوقه موافقتك، ويحدد وتيرة التقارير، ويبيّن صراحةً ما لا يجوز له فعله. وكتابته تستغرق بعد ظهر واحد وتمنع معظم المشكلات التي يولّدها الدور لولا ذلك.