إدارة زيارة تنفيذية أو زيارة مجلس إدارة إلى العراق

زيارة ليومين لكبار المسؤولين تكلّف في الانتباه أكثر مما تكلّف نقداً، وتُخطَّط عادةً طردياً: رحلات وفندق ثم ما يمكن ترتيبه من اجتماعات حولهما. والنتيجة جدول ممتلئ لا يجيب عن شيء بعينه.

ابدأ من القرار

اكتب ما يجب أن تخلص إليه الزيارة. هل نمضي؟ هل الشريك ذو مصداقية؟ هل الموقع هو ما تصفه التقارير؟ ثم اعمل عكسياً: ما الذي يجب رؤيته أو سماعه للوصول إلى ذلك الاستنتاج، ومن يجب أن يكون في القاعة.

تحقق قبل أن تلتقي

التحقق من الطرف المقابل قبل اجتماع رفيع رخيص ونادراً ما يُنفَّذ. فالتسجيل التجاري والملكية عند الاقتضاء وتدقيق العناية الواجبة والتزكيات تستغرق أياماً. واكتشاف مشكلة داخل الاجتماع أغلى بكثير من اكتشافها قبله.

ابنِ اليوم حول التنقل لا حول التفاؤل

• اجمع الاجتماعات جغرافياً لا زمنياً حيثما أمكن
• اختر الإقامة وفق مواقع الاجتماعات لا وفق التصنيف وحده
• أتِح وقت تنقل واقعياً واحتياطاً للاجتماع الذي يطول
• خصّص سائقاً واحداً للزيارة كلها لا سائقاً مختلفاً كل يوم
• أكّد كل اجتماع في اليوم السابق ومرة أخرى في الصباح

منسّق واحد ومستند واحد

ينبغي أن يغطي البرنامج التحركات والاجتماعات وجهات الاتصال والبدائل، وأن يُرسل إلى كل مزوّد قبل المغادرة، وأن يُعاد إصداره مركزياً عند أي تغيير. ويمسكه المنسّق ويحضر حيث يفيد ويبقى متاحاً طوال الإقامة.

الترجمة الفورية خدمة مهنية

استخدام سائق أو موظف إداري للترجمة في اجتماع على مستوى مجلس إدارة اقتصاد زائف وأحياناً خطير. أطلِع المترجم مسبقاً على الموضوع والأسماء وأعطه جدول الأعمال.

الهدايا والضيافة

الضيافة أمر معتاد ومتوقع. وينبغي أن تبقى ضمن سياستك لمكافحة الرشوة وأن تُسجَّل في سجل وألا تُرتَّب قط على افتراض أنها ستؤثر في نتيجة. ولا تدفع صلت للخدمات المؤسسية مدفوعات تيسير ولا تعرض الوصول إلى المسؤولين بوصفه خدمة.

الموجز بعد الزيارة

تنتج الزيارة قيمة حين تنتج إجراءات. ومذكرة موجز تُكتب خلال ثمان وأربعين ساعة تسرد ما تقرر وما استُفيد ومن يملك كل متابعة، هي ما يفصل الزيارة عن الرحلة.