مقال
المشتريات في العراق: بناء عملية شراء شفافة وقابلة للتدقيق
مشكلة الشراء المحلي نادراً ما تكون عدم النزاهة، بل أن الشراء السليم تماماً لا يمكن إثباته لاحقاً.
حين تثير الإدارة الرئيسية قلقاً بشأن الإنفاق في العراق، لا يكون القلق تقريباً أبداً من أن الشيء الخطأ قد اشتُري، بل من أن لا أحد يستطيع إعادة تركيب كيفية اختيار المورّد وما العروض الأخرى ومن وافق وهل وصلت البضاعة.
هذه مشكلة رقابية، وهي قابلة للحل بأربعة قرارات تُتخذ قبل أول عملية شراء.
القرار الأول: حدِّد الحدود خطياً
الحد يبيّن مستوى الشراء الذي يستوجب المنافسة. فدونه يُقبل عرض واحد، وفوقه ثلاثة عروض مكتوبة كحد أدنى. وبلا حد مكتوب تتحول كل عملية شراء إلى تقدير شخصي، والتقديرات الشخصية لا تُدقَّق.
وحدِّد حدّين لا حداً واحداً: حدّ المنافسة وحدّ الموافقة. فهما سؤالان مختلفان — هل جرى اختبار السعر، ومن كان مخوّلاً بالتزام المال.
القرار الثاني: افصل المشتري عن المعتمِد
من يوفّر المورّد لا يمكن أن يكون من يوافق. هذه أقدم ضابطة في المشتريات وأول ما يختفي حين تكون العملية صغيرة ومزدحمة. واستخدام مكتب خارجي يجعل الفصل بنيوياً لا مسألة حسن نية.
القرار الثالث: افحص المورّد قبل الأمر لا بعد المشكلة
- التحقق من التسجيل التجاري والتسجيل الضريبي
- فحص الملكية والمالك المستفيد عند الاقتضاء
- تدقيق العناية الواجبة على المورّد ومالكيه ومصرفه
- فحص تعارض المصالح والأطراف ذات العلاقة
- التحقق من الإجازات والشهادات والتأمين
- التحقق من التفاصيل المصرفية باتصال مرجعي مستقل على رقم يُحصل عليه بمعزل عن الفاتورة
والنقطة الأخيرة تمنع أشيع احتيال في السوق: فاتورة تصل بتفاصيل مصرفية معدَّلة. فالاتصال على رقم مأخوذ من الفاتورة نفسها لا يتحقق من شيء.
القرار الرابع: حدِّد ما يتضمنه الملف
ملف المشتريات الكامل يتضمن المتطلب والمواصفة والعروض الواردة والمقارنة والتوصية والموافقة وأمر الشراء ومستند التسليم وسجل الفحص والفاتورة. وإن غاب أي منها تعذّر إثبات عملية الشراء كاملةً.
سجل الفحص المصوّر أكثر المستندات إغفالاً وأنفعها. فهو الدليل الوحيد على أن ما وُصِف هو ما وصل.
الاستثناءات طبيعية، وإخفاؤها ليس كذلك
الشراء العاجل والشراء من مصدر وحيد يحدثان في كل عملية. وما يميّز العملية المنضبطة أنهما يُوثَّقان كاستثناءين ويُعتمدان كاستثناءين ويُدرَجان شهرياً كاستثناءين.
والعملية التي لا استثناءات فيها ليست أكثر انضباطاً، بل غالباً عملية حدودها مرتفعة إلى درجة لا تتحرك.
كيف يبدو الوضع الجيد بعد ستة أشهر
إنفاق شهري ظاهر حسب الفئة والمورّد والكيان. ومقارنة أسعار مرجعية مقابل مشتريات سابقة. وتقرير استثناءات قصير لكن غير فارغ. وملف تدقيق لكل عملية شراء يستطيع من لم يكن حاضراً قراءته.
حيث يتقاطع ذلك مع العمل القانوني. شروط عقود التوريد وأي نزاع مع مورّد لدى صلت وشركاه. ويمكن تكليف صلت وشركاه بها بصورة منفصلة.
جرّبها على عملية شراء واحدة.
أرسل متطلباً واحكم على الملف الذي يعود إليك.